NCプログラムが行方不明！？属人化を防ぐ加工データの管理方法をご紹介

加工現場で「Aさんしか最新版のデータの保管場所を知らない」「Bさんが作成したNCプログラムがどこにあるか分からない」といったことはありませんか？
担当者ベースでデータを管理していると、担当者が不在の場合や急な異動があった際に必要なデータが見つからず、現場に混乱を招く恐れがあります。
今回は、こうした属人化によるトラブルを防ぎ、誰でも必要なデータにアクセスできる体制を作るための、効果的なデータ管理方法をご紹介します。

加工現場向けデータ管理ソフト「NAZCA5EDMLite」の製品イメージ。クリックすると製品ページへ移動します。

属人化を防ぐ加工データ管理のポイント

1	加工データの保存ルールを標準化する
フォルダ構成やファイル名のルールを社内で統一することで、誰でもデータを探しやすくなります。例えば「製品名 _図番_バージョン.pdf 」のような命名ルールを決定し、全員がルールに則ってデータを登録することで、検索時間の削減・作業の効率化が見込めます。

2	データの変更履歴を明確にする
最新のデータと過去のデータを区別し、誰が見てもデータの履歴が分かるように管理することで、誤って古いデータを使用してしまうミスを防ぎます。エクスプローラーでも、ファイル名に「Ver1」「Ver2」など目印を付けることで、データの履歴を判別できますが、データ管理ソフトを使用すれば、より確実かつ効率的に履歴を管理できます。

3	社内でアクセスできる共通フォルダを作る
加工データを個人のPCやメールでやり取りすることは、情報漏洩のリスクや版管理が不明確になるリスクがあるので危険です。社内のサーバーやクラウドストレージを使用し、データを扱う担当者全員がアクセスできる環境を整えることが大切です。

4	権限を分けて管理する
誰でも自由にデータを編集できる状態だと、知らない間に上書きされ、データの整合性がなくなる危険性があります。閲覧や編集など、操作に対して権限を定めることで、セキュリティとデータの品質を保つことができます。エクスプローラーでも、ファイルごとに「読み取り専用」といった操作権限を設定できるため、データの上書き防止に効果的です。

属人化をなくすなら「加工データ管理ソフト」が有効です

加工データ管理ソフトは、CADデータやNCプログラム、加工指示書など加工に必要なあらゆるデータを一元管理できるソフトウェアです。
一般的な図面管理ソフトの場合、機能が多かったり自社の運用に合わせたカスタマイズが必要になったりと、なにかと費用がかかったり操作を習得するのにも時間がかかります。
しかし、弊社が販売する「NAZCA5 EDM Lite」は、加工現場に特化したソフトウェアになっており、現場で使う機能のみを搭載することで、シンプルかつ低コストでのデータ管理が可能です。図面管理ソフトを導入する上での懸念点を解消し、手軽にデータ管理をはじめることができます。

★ 属人化をなくす「NAZCA5 EDM Lite」の機能をピックアップ ★

01 ┃ ルールに則って加工データを保存
データを登録する際は、あらかじめ設定された「取引先」や「図番」などの情報を、選択肢の中から選んで保存する仕組みになっています。これにより、保存ルールが統一され、フォルダ内が綺麗に整理されます。また、誰でも同じように検索でき、目的のデータをすぐに見つけることができます。

02 ┃ 加工データの版管理が可能
加工データを版管理できるため、どれが最新のデータかが一目で把握できます。また、変更履歴も管理できるので、過去のデータを確認したい場合でも、すぐに呼び出すことが可能です。これにより、データの取り間違いミスをなくせるほか、最新データかを判断するために費やす時間を削減でき作業の効率化に繋がります。

03 ┃ データの保管場所を確保し、担当者全員がアクセスできる環境が整う
NAZCA5 EDM Liteの画面上には、常に最新のデータのみを表示するため、データの取り間違いを防ぐことができます。また、版管理もできるため、旧版を呼び出すことも容易です。さらに、誰が・いつ・どのようにデータを更新したかまで記録できるため、万が一の時も迅速な対応が可能です。

04 ┃ 担当者ごとに操作できる範囲を制限できる
担当者ごとに「閲覧可」「編集可」「削除可」といった操作に対する権限を細かく設定できます。これにより、意図しないデータの削除や編集を回避します。エクスプローラーでは、ファイルごとに権限を設ける必要がありますが、「NAZCA5 EDM Lite」は、担当者別に一括で権限を付与できるため、手間削減にも繋がります。また、排他制御ができるため、担当者同士で同じデータを修正してしまうといった事態を防ぐことができ、データの整合性も守られます。

まとめ

データ管理の属人化は、多くの企業が抱える課題です。しかし、運用ルールの徹底と少しの仕組みづくりで誰でも安心して扱える状態に改善できます。

また、今回ご紹介した「NAZCA5 EDM Lite」のように、管理ツールの導入も1つの手です。
管理ツールを活用することで、データの整理や履歴の管理、検索時のストレスがなくなるとともに、それらに費やしていた時間も削減されるため、大きな作業効率化につながります。ツール導入となると、初期費用の面でハードルが高いと思われがちですが、NAZCA5 EDM Liteは、加工現場での運用を想定したシンプルな機能のみを搭載しているため、導入コストを大幅に抑えることができます。

オンラインでのデモンストレーションも可能ですので「NAZCA5 EDM Lite」にご興味がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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加工現場向けデータ管理ソフト NAZCA5 EDM Lite

それでは、最後までお読みいただきありがとうございました！

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